0.8 Xây dựng kế hoạch mang tính chiến lược cho việc sử dụng gis  (Page 8/8)

Hình 10.5: Sự thay đổi trong quan điểm khi đưa ra một kỹ thuật mới trong một tổ chức (Nguồn : Tor Bernhardsen, 1992)

Như đã thảo luận ở trên, cần thiết phải có sư tham gia của các chuyên gia về GIS, nếu không tiến trình thực hiện có thể sẽ bị đình trệ hoặc công việc sẽ được thực hiện theo các chiều hướng khác không đúng với mục đích đã đề ra. Do đó việc thành lập và duy trì các thành viên chuyên gia nên được đặt ở vị trí ưu tiên. Việc quản lý nhân sự cho một giai đoạn chuyển giao các kỹ thuật mới nên bao gồm các yếu tố sau:

• Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến nhân sự
• Lập kế hoạch cho việc đào tạo, hoặc bổ sung kiến thức và sắp xếp lại vị trí các nhân sự
• Nhấn mạnh rõ các công việc họ phải làm cũng như trách nhiệm của họ đối với công việc đó
• Các công nhân hoặc người làm thuê cũng được đưa vào trong kế hoạch
• Xác định rõ từng vị trí cũng như lương bổng cho từng thành viên
• Lập kế hoạch cho sự xoay vòng các công việc
• Diễn đạt và trình bày cơ cấu tổ chức phù hợp và đơn giản nhất, bao gồm:

• Các thành viên chính thức trong ban quản lý
• Các thành viên không chính thức được phép thay thế các thành viên chính thức trong trường hợp cấn thiết
• Phân chia cụ thể các công việc cho các thành viên
• Nhấn mạnh rõ mối liên hệ giữa ban điều hành và bộ phận thực hiện, cũng như giữa và trong các tổ chức
• Nên giữ lại những điều thuận lợi cũng như sức mạnh của tổ chức
• Chứng nhận các thành viên cũng như các công việc của họ một cách thích hợp
• Tạo ra một môi trường với các công việc thử thách và đòi hỏi nhiều sự tập trung cũng như suy nghĩ để cải tiến kỹ thuật của họ

Do đó, các yếu tố về mặt tổ chức quan trọng nhất có thể được tóm lược như sau:

• Các khó khăn về mặt tổ chức thường nhiều hơn các khó khăn về mặt kỹ thuật
• Việc tổ chức hay sắp xếp lại nên được xem xét kỹ lưỡng
• Việc giới thiệu GIS ảnh hưởng đến những thay đổi trong chu trình hiện có của sự trao đổi thông tin giữa các đơn vị cũng như trong đơn vị của một tổ chức
• Các chu trình của công việc được thay đổi sẽ điều khiển việc thay đổi tổ chức
• Ít nhất là 1/4 thành viên của một tổ chức có thể sẽ được chuyển sang các công việc khác
• Việc hợp tác điều hành phải được lập ra một cách cụ thể
• Giai đoạn khởi đầu của sự lắp đặt các trang thiết bị cho GIS có thể được tổ chức như là một đề án. Các thay đổi của tổ chức nên được thử nghiệm trước khi đi đến việc thay đổi toàn bộ
• Việc thay đổi cơ cấu tổ chức về mặt lâu dài có thể được thực hiện sau giai đoạn thử nghiệm các trang thiết bị mới của GIS

• Kinh phí và hướng sử dụng kinh phí như thế nào?

Một chương trình lắp đặt các hệ thống của GIS nên có một kinh phí mà nó bao gồm cả sự phân bố các hoạt động trong khoảng thời gian của chương trình và cho phép nó phải được kiểm chứng.

Các cơ quan thuộc về chính phủ thường phải được quyết định nên đầu tư kinh phí vào các trang thiết bị mới dựa vào nguồn kinh phí hiện có hoặc trích từ quỹ sử dụng theo tỉ lệ của thị trường.

• Hướng tổ chức thực hiện cũng như sắp xếp các thành viên và nhiệm vụ của họ trong chương trình như thế nào?

Về mặt thực tế, các chương trình thiết lập hệ thống GIS thường được thực hiện dưới sự góp ý và quyết định của các thành viên trong chương trình. Vì thế, các yêu cầu về thành phần các thành viên phải được xem xét một cách cẩn thận, và các thành viên khi được chỉ định phải sẵn sàng làm việc một cách có hiệu quả cho chương trình ở bất kỳ thời gian hay điều kiện nào. Về mặt nguyên tắc, điều này thường đòi hỏi các thành viên phải được bảo đảm an tâm về các mặt từ đó họ sẽ đầu tư hết thời gian cho công việc mà họ phải đảm trách đối với chương trình, tương tự cũng nên được áp dụng cho các cá nhân được thuê để phục vụ cho chương trình.

Một tổ chức mạnh cũng như được hoạt động độc lập thì sẽ dễ dàng thành công đối với bất kỳ việc thiết lập cũng như ứng dụng của GIS. Một chương trình về việc thiết lập hệ thống GIS không cần thiết phải được lập một cách vĩnh viễn, nó có thể được hoàn tất và giải tán khi các trang thiết bị GIS đã được đưa vào hoạt động. GIS, máy vi tính và các chuyên viên thì thường dễ dàng tìm kiếm hơn là phải đào tạo lại các nhân viên mới. Tất cả các chương trình nên cần những người hăng hái, say sưa với công việc cũng như những người có thể giải quyết được những vấn đề mà chương trình đặt ra.

Việc thuê mướn cũng như hợp đồng các chuyên gia từ bên ngoài để vào cùng thực hiện một chương trình thì thường có lợi hơn trong chiến lược của chương trình đó, họ không nhất thiết phải nằm trong ban điều hành cũng như ban tổ chức, mà nên sử dụng họ như những người có thể giải quyết những khó khăn và vướng mắc trong các lãnh vực cũng như các bất hoà hơn là những thành viên của tổ chức.